Die Arbeitswelt in Deutschland steht vor einem bedeutenden Rechtswandel: Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung rückt 2025 ins Zentrum der Debatten. Für Unternehmen ergeben sich zahlreiche Herausforderungen – aber auch Chancen. In diesem Beitrag beleuchte ich, was aktuell gilt, welche Änderungen absehbar sind und wie Betriebe sich am besten vorbereiten.
Der Europäische Gerichtshof entschied bereits 2019, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichtet sind, ein „objektives, zuverlässiges und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Am 13. September 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) für Deutschland, dass Arbeitgeber unter Berücksichtigung unionsrechtlicher Vorgaben die gesamte Arbeitszeit erfassen müssen.
Das heißt: Schon heute besteht eine rechtlich verbindliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – und sie darf nicht nur begrenzt auf Mehrarbeitsstunden oder Stichproben erfolgen.
Obwohl die Pflicht zur Erfassung bereits besteht, fehlen bislang klare gesetzliche Umsetzungsvorgaben: Der Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) zur elektronischen Zeiterfassung liegt vor, wurde aber noch nicht verabschiedet.
Im Koalitionsvertrag 2025 verpflichten sich CDU/CSU und SPD zur Einführung einer unbürokratischen Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung, verbunden mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen.
Dennoch fehlen bislang konkrete Zeitpläne oder exakte Ausgestaltung des Gesetzes.
Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass künftig Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfasst werden müssen, idealerweise noch am selben Tag.
Damit würde eine rein manuelle oder papierbasierte Zeiterfassung in vielen Fällen nicht mehr ausreichen – zumindest für Unternehmen oberhalb einer gewissen Größe.
Im Entwurf und im Koalitionsvertrag finden sich Hinweise auf gestaffelte Übergangsfristen:
Für Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden sollen gemäß Entwurf meist zwei Jahre Zeit eingeräumt werden.
Für ganz kleine Unternehmen (unter 50 Beschäftigte) sind teils bis zu fünf Jahre Übergangszeit vorgesehen.
In manchen Entwürfen ist eine Ausnahme für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden vorgesehen – diese könnten ggf. weiterhin auf einfachere Formen der Erfassung setzen dürfen.
Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Branchenregelungen könnten zusätzliche Sonderregelungen oder Anpassungen bringen.
Im Koalitionsvertrag planen die Regierungsparteien, dass Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich bleibt – allerdings unter Voraussetzung, dass sie mit dem Erfassungssystem kompatibel ist.
Das heißt: Auch bei flexibler oder ergebnisorientierter Arbeitszeit muss die tatsächliche Zeit erfasst werden.
Rechtliche Sanktionen: Verletzungen der Erfassungspflicht könnten Bußgelder zur Folge haben, sobald das Gesetz verabschiedet ist. Kosten für Umstellung: Anschaffung von Hard- und Software, Schulungen, Anpassung betrieblicher Prozesse.
Datenschutz: Die Erfassung muss DSGVO-konform erfolgen – insbesondere in Bezug auf Zweckbindung, Zugriffskontrollen und Datensicherheit.
Akzeptanz im Betrieb: Mitarbeitende müssen das System verstehen und akzeptieren – ohne ausreichende Begleitung drohen Fehlbuchungen oder Widerstände.
Transparenz & Vertrauen: Klare Nachweise über geleistete Arbeitszeit fördern ein faires und nachvollziehbares Arbeitsverhältnis.
Effiziente Steuerung: Mit genauen Daten zu Arbeitszeiten lassen sich Ressourcenplanung, Projektstunden und Auslastung besser steuern.
Wettbewerbsvorsprung: Unternehmen, die frühzeitig für gesetzeskonforme und smarte Zeiterfassung sorgen, können bestehende Systeme optimieren und Kosten langfristig senken.
Rechtssicherheit: Wer frühzeitig handelt, reduziert das Risiko späterer Rechtsstreitigkeiten oder Bußgeldverfahren.
Ist-Analyse
Prüfen Sie Ihre bestehende Zeiterfassung – wie werden Arbeitsbeginn, Ende und Pausen aktuell erfasst? In welchem Umfang (nur Überstunden oder vollständige Zeit)? Gibt es digitale Insellösungen?
Bedarfsdefinition & Lastenheft
Legen Sie fest, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat (z. B. mobile Erfassung, Projektzeiterfassung, Integration in Lohnabrechnung, Schnittstellen).
System-Auswahl & Pilotphase
Testen Sie geeignete Zeiterfassungssoftware und Tools (Web, App, Terminal). Starten Sie idealerweise mit Pilotnutzern, um Praxistauglichkeit zu prüfen.
Datenschutzkonzept & Betriebsvereinbarung
In Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragtem, Betriebsrat und (wenn vorhanden) Personalvertretung sollten Sie festlegen:
welche Daten erfasst werden dürfen,
wer Zugriff hat,
Speicherfristen,
Transparenz gegenüber Mitarbeitenden.
Schulung & Kommunikation
Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden klar und transparent, wie das System funktioniert und weshalb es eingeführt wird.
Rollout & Monitoring
Einführung in Etappen, Monitoring der Nutzung, regelmäßige Kontrolle der Korrektheit der Aufzeichnungen, Anpassungen je nach Feedback.
Fristen & Übergangsregelungen nutzen
Achten Sie auf die im endgültigen Gesetz enthaltenen Übergangsfristen – nutzen Sie diese bewusst, um die Umstellung kontrolliert durchzuführen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wird 2025 zu einem zentralen Thema für deutsche Unternehmen. Obwohl die Pflicht zur Zeiterfassung bereits heute besteht (durch EuGH und BAG) kommt mit dem geplanten Gesetz erstmals Klarheit darüber, wie diese Pflicht technisch und organisatorisch umzusetzen ist.
Für Unternehmen heißt das: Wer jetzt nicht aktiv wird, läuft Gefahr, kurzfristig unter Zeitdruck zu geraten. Gleichzeitig ist dies eine Chance, Prozesse zu digitalisieren, Transparenz zu schaffen und langfristig effizienter zu arbeiten. Interessiert? Fordern Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo unserer Zeiterfassung an – und sehen Sie, wie einfach die neue Pflicht umzusetzen ist.